• Celebración de la Junta de constitución de la Comunidad de Propietarios.
• Legalización el Libro de Actas.
• Obtención del Código de Identificación Fiscal (C.I.F.)
• Apertura de cuenta bancaria de la comunidad
• Recopilación de la documentación de la Comunidad (escritura de división horizontal y obra nueva, estatutos, libro del edificio, datos de los propietarios, planos de las instalaciones generales, boletines de las instalaciones eléctricas, de gas y de agua para la contratación de los citados suministros, etc.).
• Formalización de contratos necesarios para la puesta en marcha de la Comunidad con el fin de velar por la seguridad de nuestros administrados (conservación y/o mantenimiento de ascensores, línea telefónica del ascensor, sala de calderas, sistemas de prevención de incendios, póliza de seguro multirriesgo, etc…).

Si bien nuestra profesión queda regulada en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, GESFINMAR ofrece un amplio abanico de soluciones basadas en las necesidades de nuestros clientes quienes demandan servicios profesionales, transparentes, comunicativos que den un valor añadido al servicio tradicional de administración de fincas. A modo de resumen, señalamos las principales características de nuestro servicio integral de administración.

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

• Colaboración con la Junta de Gobierno o personas designada a tal efecto en la redacción de Estatutos (si no los hubiese) y Reglamentos de Régimen Interior.
• Preparación y convocatoria de Juntas Generales Ordinarias, con carácter anual, y Extraordinarias con la antelación establecida por Ley, asistencia a las mismas en calidad de Secretario, redacción, levantamiento y traspaso del acta resultante de la Junta al libro de actas y posterior envío por correo ordinario y/o electrónico de copia a todos los propietarios.
• Gestiones ante los organismos Oficiales, Municipales y Autonómicos que la Junta Directiva y/o la Asamblea General consideren oportunas (ayuntamiento, hacienda, compañías suministradoras, etc..)
• Solicitud y estudio de presupuestos, proyectos de mantenimiento, pólizas de seguro, presentación de las mejores ofertas en relación calidad-precio para la aprobación en Junta del más apropiado.
• Depósito, custodia y mantenimiento de todos los documentos propiedad de la Comunidad(libro de actas, pólizas de seguro, contratos, correspondencia, etc.) estando en todo momento a disposición de cualquier miembro de la Comunidad que solicite revisarlos.
• Reuniones con la Junta de Gobierno con la periodicidad que se estime oportuna

SERVICIOS GENERALES

• Velar por el buen régimen de la Comunidad.
• Aviso a los diferentes gremios y empresas que tuvieran que ejecutar acciones de mantenimiento, así como las reparaciones que fueran necesarias.
• Asesoramiento sobre servicios profesionales de mantenimiento, con presentación a la Asamblea General, si así lo requiere, de presupuestos diversos, al objeto de que la Junta de Gobierno apruebe aquel que considere más conveniente.

SERVICIOS ECONOMICOS-FINANCIEROS

• Tramitación de todos los pagos ordinarios y extraordinarios acordados por la Comunidad y aquellos que no correspondan a gastos generales, con la autorización o visto bueno del Presidente.
• Confección en soporte magnético, emisión y gestión de recibos a cobro con la periodicidad acordada, tanto de cuotas ordinarias, como derramas extraordinarias.
• Exhaustivo y periódico seguimiento a los propietarios con recibos devueltos y pendientes de pago, mediante reclamaciones extrajudiciales hasta la notificación a la Junta de Propietarios y en aquellos casos que se requiera la posterior reclamación judicial.
• Información por escrito, de una manera clara y sencilla y con la periodicidad acordada, de los gastos e ingresos que permitan conocer la situación contable y financiera en que se encuentra en todo momento la Comunidad, junto con la situación de impagados.
• Preparar al cierre de ejercicio las cuentas anuales así como el presupuesto de ingresos y gastos para el siguiente ejercicio (bajo las directrices del Presidente), para someterlo a la aprobación de la Junta junto con la determinación de las cuotas comunitarias a aplicar.
• Elaboración del presupuesto de ingresos y gastos tanto ordinarios como extraordinarios, realizando un seguimiento del mismo al objeto de evitar desviaciones.

ASESORAMIENTO FISCAL

• Alta de la Comunidad en Hacienda como retenedora de rendimientos del trabajo personal mediante la presentación del Modelo 036 y obtención del C.I.F. que deberá figurar en todas las facturas recibidas.
• Practicar la Retención del I.R.P.F. de los empleados de la finca, si los hubiese.
• Confección y presentación vía telemática de las Declaraciones Informativas siguientes: a)Trimestralmente, el Modelo 111 declarando las cantidades retenidas en el trimestre natural por los rendimientos del trabajo de aquellos profesionales que presten sus servicios a la Comunidad; b)Anualmente, el Modelo 190 o resumen anual de rendimientos del trabajo personal; c) Anualmente el Modelo 347 en los casos de proveedores de más de 3.000 euros.

En GESFINMAR nos encargamos del mantenimiento completo de su comunidad.

• Mantenimiento y conservación del edificio
• Control y solución de averías en contacto permanente con los gremios
• Solicitud de presupuestos y valoración junto con el Presidente de la comunidad
• Contratos de mantenimiento (electricistas, fontaneros etc.)
• Solicitud de permisos y licencias
• Control de suministros
• Etc…

En GESFINMAR nos podemos encargar de todas las labores de secretaría de su comunidad.

• Convocatorias Juntas Ordinarias, Extraordinarias, Juntas de Gobierno
• Transcripción y distribución a los vecinos de las Actas de las Juntas
• Custodia de la documentación de la comunidad
• Etc…

En GESFINMAR disponemos de un servicio de OFICINA VIRTUAL y NOTIFICACIÓN DE INCIDENCIAS 24H.

OFICINA VIRTUAL

A través de este servicio exclusivo para nuestros clientes podrán acceder a la documentación relativa de la comunidad, Actas, Balances, Proveedores, etc…

NOTIFICACIÓN DE INCIDENCIAS 24H

Mediante este servicio se podrán notificar incidencias las 24H del día, los 365 días del año, cuando la oficina permanece cerrada.

Se podrá tener acceso al seguimiento de las incidencias desde su apertura hasta su resolución definitiva.